Sažetci se, za razliku od sastanaka za planiranje, najčešće nazivaju skupštinom kolektiva poduzeća ili njegove podjele radi sumiranja trenutnih rezultata i razmjene dostupnih komentara o njima. U nekim tvrtkama to nazivaju događajima povezanima s planiranjem budućeg rada ili kombiniranjem i zbrajanjem rezultata i daljnjih planova.
Nužno je
- - soba za sastanak ili oprema za organizaciju webinara;
- - prisutnost većeg dijela tima (osobno ili za računalima);
- - dežurni govornik (kritičar) ili nekoliko njih, ovisno o situaciji i specifičnostima aktivnosti tvrtke.
Upute
Korak 1
Ovisno o specifičnostima rada, glavni govornik na sastanku može biti dežurni kritičar koji pregledava sve rezultate aktivnosti tvrtke za određeno razdoblje. Njegove odgovornosti uključuju proučavanje rezultata rada i davanje komentara.
U ovom mu slučaju riječ daje šef tvrtke i odjela.
Prilikom promjene odgovornih za opći opseg posla (na primjer, institut dežurnih urednika izdanja u tiskanom mediju), izvješće izrađuje onaj koji je nosio ovo opterećenje tijekom razmatranog razdoblja.
Korak 2
Moguć je i drugi redoslijed provođenja brifinga: svi koji su odgovorni za jedan ili drugi odjeljak rada redom izvještavaju izražavajući svoja mišljenja o tome koliko je rad onih koji su bili odgovorni za susjedne odjeljke doprinio provedbi zajedničkog cilja.
3. korak
Redoslijed rasprave o govorima ovisi o broju govornika. Ako ih je nekoliko, obično je najbolje posvetiti neko vrijeme nakon svake raspravi o izvješću.
Ovdje ovisi o voditelju organizacije ili odjela da održi konstruktivan dijalog, a da ne postane osoban. Ako se razgovor okrene u pogrešnom smjeru, uvijek možete intervenirati i upotrijebiti svoju snagu kako biste raspravu okrenuli na pravi put.
4. korak
Nakon rasprave o izvješću ili izvještajima, najčešće je uobičajeno dati priliku razgovarati svima koji to smatraju potrebnim. Takvi nam govori često omogućavaju da se usredotočimo na važne točke koje iz jednog ili drugog razloga nisu spomenute u izvješćima i raspravama ili kojima tijekom rasprave nije posvećena dovoljna pažnja.
Korak 5
Zaključno, šef organizacije ili odjela može sažeti raspravu, izvijestiti s čime se slaže, s čime se ne slaže, koja od pokrenutih pitanja zahtijevaju raspravu, iznijeti zaključke koji bi, prema njegovu mišljenju, trebali biti već doneseni o rezultatima razgovora i, ako je potrebno, njegovim komentarima u vezi s kvalitetom izvještaja, razinom rasprave i ostalim značajnim, prema njegovu mišljenju, točkama, općenitim i specifičnim.
