Mnoge tvrtke, bez obzira na oblik vlasništva, godišnje pripremaju javna izvješća o rezultatima godišnjih aktivnosti. Ti dokumenti služe kao izvor informacija za širu javnost, a istodobno su vidljivi dokazi o djelotvornosti ili neučinkovitosti organizacije.
Odluka skupštine dioničara o budućoj sudbini poduzeća, javnoj procjeni aktivnosti organizacije itd. Može ovisiti o tome koliko je dobro pripremljeno godišnje izvješće, odnosno stručnjak ili strukturna jedinica koja izrađuje godišnje izvješće treba biti svjestan da ne samo da reputacija ovisi o kvaliteti konačnog dokumenta, već i daljnjem razvoju poduzeća.
Zadatak pripreme godišnjeg izvješća često pada na analitički odjel ili drugu strukturnu jedinicu koja provodi funkcije prikupljanja podataka o aktivnostima cijele tvrtke za godišnje razdoblje.
Ovisno o vrsti aktivnosti organizacije i prirodi publike kojoj su dokumenti namijenjeni, izvještaj se može održati u stilu internih dokumenata ili javnih informacija za širok krug čitatelja. Stil interne dokumentacije slijedi se za izvještaje koji se prezentiraju osnivačkom osoblju i dioničarima tvrtke. U ovom slučaju, veća pažnja u izvješću posvećuje se financijskim rezultatima, ekonomskoj učinkovitosti i uspješnosti u postizanju ključnih ciljeva navedenih u planu.
Za javno izvješće koje se u pravilu objavljuje na službenim web stranicama radi javnog pregleda potreban je detaljniji opis aktivnosti organizacije, njezinih zadataka i misije. Za brojne pružene informacije potrebna su detaljna objašnjenja za koja se priprema zaseban odjeljak. Analitičke službe u pravilu sudjeluju u izradi javnog izvješća u uskoj suradnji sa stručnjacima za odnose s javnošću koji imaju priliku ispraviti informacije ovisno o njihovom značaju.
Bez obzira na prirodu ciljne publike izvješća, bilo koji završni dokument jasno je grupiran u odjeljke. U prvom su dijelu, u pravilu, dani zadaci koji su postavljeni prije organizacije i rezultati za njihovo postizanje. Slijede financijski rezultati za godinu i proizvodni rezultati.
Posljednji dio, u pravilu, su društvene aktivnosti tvrtke. Te su informacije u pravilu sadržane u javnom izvješću koje pruža rezultate socijalno orijentirane politike tvrtke. Kao materijali za uključivanje u izvješće uzimaju se podaci o nagrađivanju predstavnika organizacije za visoke zasluge u području socijalne potpore, rezultatima dobrotvornih aktivnosti itd.
Treba imati na umu da je prilikom odabira informacija koje će se prikazati u izvješću potrebno sačuvati objektivnost danih podataka. Ovo se pravilo mora poštivati čak i ako su rezultati aktivnosti tvrtke u određenim pokazateljima daleko od idealnih ili ukazuju na nedovoljne rezultate. Govoreći o ovome, izvještaj bi trebao odražavati moguće razloge koji su doveli do takvih rezultata, kao i usmjeriti pažnju publike na čvrstu namjeru uklanjanja problema u budućem razdoblju.
