Godišnje izvješće (u daljnjem tekstu AR) organizacije, bez obzira na opseg poslovanja, glavni je instrument financijskih komunikacija. Javnost aktivno raspravlja o sadržaju, opsegu i dizajnu civilne obrane u nekim zemljama, na primjer u Velikoj Britaniji, pa se čak organiziraju natječaji za takve dokumente. Za pripremu i proizvodnju takvih GO potrebno je puno novca, a često se izdaju u ogromnim količinama.
GO je formalno financijsko izvještavanje. Svake godine GO se pošalje dioničarima. GO pripremaju i komercijalne i nekomercijalne organizacije. Prema ovom dokumentu može se suditi o aktivnostima tvrtke u godini, njezinom pretpostavljenom položaju u narednoj godini, može se vidjeti njezino trenutno stanje i izgledi.
GO upoznaje korisnike sa:
• općeniti opis industrije u kojoj organizacija sudjeluje;
• revidirani izvještaji o prihodima, financijskom stanju, novčanim tokovima i bilješke uz izvještaje;
• analiza financijskog stanja poslovanja i rezultata postignutih tijekom dvije prethodne godine;
• opis aktivnosti organizacije u protekloj godini;
• informacije o različitim poslovnim segmentima poduzeća;
• tržišna vrijednost dionica i dividendi.
Ovo je primjer minimalnog HO. Takav dokument obično stane na samo nekoliko stranica. Prirodno, košta malo (osim u rijetkim slučajevima). Može se usporediti s fotokopijom dokumenta. Organizacije koje proizvode ova izvješća imaju za cilj jednostavno ispuniti zakonske zahtjeve.
Nemalo tvrtki vidi GO kao učinkovite marketinške alate bez problema koji pomažu u širenju njihovih stavova o sudbini njihova poslovanja. Drugim riječima, mnoge srednje i velike tvrtke troše puno novca na izvješća koja su doista zanimljiva i informativna. Ovu vrstu GO možemo sa sigurnošću nazvati forumom putem kojeg tvrtka izražava svoj stav, utjecaje, propovijeda, obrazlaže i raspravlja o bilo kojem broju pitanja i tema.
Otvoreno pismo dioničarima često daje ton izvještavanju javnih poduzeća. Takva se pisma obično usredotočuju na aspekte kao što su rezultati protekle godine, inicijative i strategije tvrtke, tržišni uvjeti, značajni poslovni događaji, novi menadžeri i direktori. Ovaj dokument potpisuje predsjednik upravnog odbora. Može biti predsjednik tvrtke ili njezin glavni operativni direktor.
Neka od ovih pisama mogu sadržavati desetak ili više stranica i uključuju fotografije izvršnog direktora u različitim pozama.
Međutim, češće su ta slova znatno kraća i imaju samo 3000 riječi, ili čak manje.
GO se često koristi kao alat za promicanje teme ili koncepta koji je podržalo rukovodstvo organizacije (marketinške ličnosti). U tom se slučaju mogu naići na fraze poput „Spremnost za stvarnost budućnosti” ili „Udovoljavanje potrebama informatičkog doba”. Između ostalog, civilno društvo ponekad uključuje pojedinačne događaje ili ekonomske uvjete koji su se dogodili u tekućoj godini.
Postoje poduzeća koja u svojim izvješćima propisuju različite prekretnice i obljetnice, demonstrirajući publici svoj uspjeh, ističući njihovu pouzdanost i kvalitetu. Druge organizacije proizvode velika i višestrana izvješća u provjerenom formatu koji koriste godišnje s manjim promjenama koje se obično odnose na ažuriranje podataka.
U svakom slučaju, najbolje je ono koje jasno definira strategije koje se koriste za profitabilni rast i prikazuje organizaciju u povoljnom svjetlu.
