Dokumentacija poduzeća mora se održavati urednom. Da biste olakšali pronalazak potrebnog ugovora za isporuku robe među ostalim poslovnim papirima, vrijedi stvoriti zasebnu policu ili mapu za njih. Ali ne samo. Sami ugovori također trebaju biti usmjereni.
Upute
Korak 1
Prikupite sve ugovore koje želite pospremiti i procijenite ih. Obratite pažnju na to koliko se često sklapaju i s kojim partnerima. To će vam pomoći da odaberete kako klasificirati dokumente.
Korak 2
Ako partnera ima mnogo, prikladniji je način naručivanja ugovora prema datumu zaključenja. U slučaju da se ugovori tijekom duljeg razdoblja zaključe s istim tvrtkama, oni ih mogu grupirati u zasebnu kategoriju (mapu). A u nekim je slučajevima dovoljno samo ugovoriti abecednim redom po imenima partnerskih tvrtki.
3. korak
Koju god metodu odabrali, imajte na umu da su glomazne mape vrlo nezgodne za upotrebu. Pregledajte ugovore i uklonite one koji su istekli iz općeg snopa. Stvorite zasebnu mapu za njih. Takvim se ugovorima najčešće pristupa samo s vremena na vrijeme, oni nisu potrebni u svakodnevnom radu.
4. korak
Kada uređujete ugovore kronološkim redoslijedom, pridržavajte se općih načela održavanja i pohrane zapisa. U onim mapama koje se često koriste, nedavno sklopljeni ugovori nalaze se na vrhu. Ispod su dokumenti s ranijim datumom izrade. Prilikom podnošenja u arhivu, naprotiv, prvi bi trebao biti na vrhu, a najnoviji sklopljeni ugovor trebao bi biti ispod.
Korak 5
Upotrijebite markere, oznake, oznake i ostale pribor za vizualno odvajanje jedne kategorije od druge. Provjerite jesu li takvi graničnici jasno vidljivi u mapi. To će uvelike olakšati traženje potrebnih dokumenata.
Korak 6
Nakon što su svi ugovori o isporuci robe složeni u mapu na prikladan način, obavezno sastavite registar dokumenata. Stavite ga na naslovnicu ili stavite u mapu povrh svih ugovora. Ostavite prazne retke u registru. Kada ulažete u novi ugovor, unesite podatke o njemu u registar.
