Uvjeti skladištenja ugovora koje je sklopilo poduzeće nisu regulirani industrijskim standardima i normama, pa se često postavlja pitanje kako izbjeći njihov gubitak i organizirati ispravno skladištenje i računovodstvo. Najrazumnije rješenje ovog pitanja bilo bi izdavanje korporativnog akta određenog poduzeća, koji će odrediti postupak pripreme, zaključivanja i pohrane tih dokumenata.
Upute
Korak 1
Ako vaša tvrtka puno surađuje s organizacijama trećih strana, a broj sklopljenih ugovora je značajan, onda ima smisla povjeriti njihovo skladište uredu ili uredskom odjelu. To je vrlo povoljno, jer se u uredu registriraju svi dokumenti koje potpisuje šef i šalju dobavljači. Nakon registracije izvršenog ugovora, zaposlenici ureda moraju napraviti potreban broj kopija i podijeliti ih odgovornim izvršiteljima, a izvornike dokumenata čuvati na posebno određenom mjestu.
Korak 2
Ako je vaša tvrtka mala i nemate službenika, kao ni odgovornog službenika, tada važne, ali rijetko korištene ugovore, na primjer, za najam ili kupnju nekretnina, ima smisla zadržati se u pravnom odjelu zajedno s osnivački i pravni dokumenti društva. Računovodstvo, koje vrši izračun na njima, trebalo bi dostaviti kopije tih ugovora. Na istom mjestu, u računovodstvenom odjelu, trgovina i ugovori za nabavu, usluge i obavljanje poslova kao jedna od vrsta primarne računovodstvene dokumentacije, koja zahtijeva kontrolu namire, uvjeta plaćanja ili stalnih periodičnih plaćanja (računi za komunalne usluge, komunikacije).
3. korak
U svakom slučaju, svi ugovori moraju imati vlastitu, internu registraciju, a svakom od njih mora biti dodijeljen broj pomoću kojeg će biti upisan u elektronički registar ugovora. Ovaj se zapisnik može izraditi u proračunskim tablicama programa Excel. Uz elektronički dnevnik, potrebno je voditi i papirnati registar izdavanja ovih sporazuma, koji će odražavati kada je i kome od odgovornih izvršitelja uručen izvornik sporazuma. Ovaj dnevnik mora sadržavati polja za potpis odgovornog izvršitelja, koja potvrđuju činjenicu primitka i predaje ugovora na čuvanje.
4. korak
Opišite postupak za rad s ugovorima u Pravilniku o postupku pripreme, sklapanja i čuvanja ugovora i odobrite ga od strane čelnika poduzeća.
