Bankovni dokumenti pohranjuju se po vrstama u zasebne mape i najčešće kronološkim redoslijedom. Izbor provodi zaposlenik odgovoran za formiranje dokumentacije. Posebna komisija bavi se uništavanjem isteka dokumenata.
Pohranjivanje bankovnih dokumenata vrše same banke i organizacije koje vode račune. Redoslijed skladištenja u jednoj ustanovi može se malo razlikovati od redoslijeda skladištenja u drugoj ustanovi.
Kako se bankovni dokumenti čuvaju u organizacijama
Dokumenti banke koji se nalaze u organizaciji potvrđuju vođenje novčanih transakcija i odražavaju se u računovodstvenim evidencijama. Mjesto njihovog skladištenja je računovodstvo, čiji zaposlenici mogu podijeliti sve papire po vrstama u zasebne mape u kontekstu računa i banaka. Ako poduzeće ima nekoliko tekućih računa, tada se za svaki kreira zasebna mapa, ako je valutni račun, tada je valuta računa naznačena na naslovnici i kralježnici. Kronološki redoslijed koristi se za bilježenje izvoda za svaki račun. Svaka izjava ima registrator koji se sastoji od dokumenata o plaćanju i opravdanja plaćanja za svaki dan transakcije.
Za plaćene račune kreira se zasebna mapa. Dokumenti za kontrolu valute pohranjeni su u zasebnim mapama, gdje možete pronaći sve informacije o radu s računima valuta. Riječ je o putovnicama transakcija, potvrdama o potvrdi rada ili obavljenih usluga, potvrdama o deviznim transakcijama i drugima. Ako je opseg dokumentacije mali, bit će dovoljno registara koji označavaju broj dokumenta, iznos i datum.
Kako se dokumenti čuvaju u poslovnim bankama
Te institucije pohranjuju dokumente koji potvrđuju financijske i gospodarske aktivnosti banke te dokumente o namiri i plaćanju klijenata. Odgovornost za njih snosi menadžer i glavni računovođa. I papirnati i elektronički dokumenti podliježu skladištenju. Papirnati se čuvaju u posebnom skladištu, za pristup kojem trebate dobiti posebnu dozvolu. Dozvolu mora potpisati glavni računovođa ili njegov zamjenik.
Podnošenje spomen-dokumentacije provodi se svakodnevno, za to se postavlja zasebna mapa, u kojoj se dokumenti također pohranjuju kronološkim redoslijedom. Izbor provodi zaposlenik koji je odgovoran za pravilno oblikovanje financijske dokumentacije. Ostale mape sastoje se od novčanih financijskih zapisa i dokumenata koji odražavaju informacije o depozitima klijenata. Dokumenti koji sadrže informacije o operacijama s plemenitim metalima pohranjeni su u zasebne mape.
Potreba za smještanjem određenih vrsta dokumenata u različite mape posljedica je činjenice da svaki papir ima svoj rok trajanja. To se također odnosi na pohranu dokumenata u elektroničkom obliku. Za uništavanje dokumenata s isteklim rokom čuvanja okuplja se posebna komisija čiji članovi pregledavaju svaki papir, a zatim ispunjavaju poseban akt koji potvrđuje da su uništeni dokumenti kojima je istekao rok čuvanja.
