Tok dokumenata u računovodstvu je priprema ili primanje primarnih računovodstvenih dokumenata, njihovo uredno kretanje po odjelima, prihvaćanje za računovodstvo, obavezna obrada i naknadni prijenos u arhivu. U organizacijama je kretanje dokumenata određeno rasporedom protoka dokumenata.
Za sve primarne dokumente u računovodstvu postoji nekoliko faza tijeka rada. Prva i glavna je priprema računovodstvene isprave neposredno u vrijeme poslovne transakcije ili neposredno nakon njezina dovršenja. Evidencija obavljanja gospodarske djelatnosti vrši se u skladu s utvrđenim zahtjevima. Svi službenici koji su kreirali i potpisali primarne dokumente odgovorni su za točnost podataka sadržanih u tim dokumentima.
Druga faza je prijenos ispunjenih primarnih računovodstvenih dokumenata u računovodstvo. Računovođa je dužan provjeriti njihov sadržaj, cjelovitost i ispravnost sastavljanja, a zatim izvršiti aritmetičku provjeru. Nadalje, obrađuju se primarni računovodstveni dokumenti. Istodobno, prirodni pokazatelji pretvaraju se u novčane mjere. Taj se postupak naziva oporezivanjem ili određivanjem cijena.
Tada se dokumenti biraju prema njihovom ekonomskom sadržaju (na primjer, platni spisak, primici i izdaci gotovih proizvoda, itd.) I prolaze dodjelu računa. U ovoj fazi naznačuju korespondenciju računovodstvenih računa za ovu poslovnu transakciju. Nadalje, primarni računovodstveni dokument i u njemu sadržani podaci o poslovnoj transakciji unose se u računovodstveni registar. Tada se dokumenti moraju poslati u arhivu na pohranu.
Odgovornost je glavnog računovođe za izradu rasporeda i shema tijeka rada na temelju specifičnosti gospodarskih aktivnosti organizacije. Raspored mora odobriti šef organizacije. Ne postoji jedinstveni obrazac za takav dokument. Međutim, postoje glavne točke koje se moraju uzeti u obzir prilikom sastavljanja: raspored tijeka rada trebao bi odražavati optimalan broj odjela za donošenje svakog primarnog dokumenta i odrediti minimum njegove prisutnosti u svakom odjelu.
Ovaj lokalni regulatorni akt sastavljen je u obliku dijagrama ili popisa primarnih računovodstvenih dokumenata koje moraju podnijeti odjeli. Nužno je naznačiti izvođače; odražavati koje bi dokumente odjeli trebali razmijeniti i u kojem vremenskom okviru. Učinkovito organiziran tijek rada osigurava pravodobno izvršavanje financijskih izvještaja.
Djelatnici organizacije dužni su se pridržavati utvrđenih rokova za protok dokumenata. Glavni računovođa nadgleda poštivanje rasporeda.
