Sudjelovanje na izložbama i sajmovima važan je mehanizam za promociju proizvoda ili usluge bilo koje organizacije na tržištu. Zbog toga bi se priprema za sudjelovanje trebala provoditi u načinu od posebne važnosti. U ovoj aktivnosti nema sitnica, jer svaki detalj izložen širokom krugu javnosti može imati i pozitivne i negativne rezultate.
Organizacija prezentacije tvrtke na izložbama u pravilu pada na ramena odjela za odnose s javnošću, tiskovnih centara, kao i ostalih strukturnih odjela uključenih u izložbene i sajamske aktivnosti. Ako takve rezerve radne snage ne postoje, tada je u organizaciju uključena cijela tvrtka, od uprave do uredskog osoblja.
Prezentacija tvrtke u velikoj mjeri ovisi o prirodi izložbe. Industrijski događaji u pravilu okupljaju ličnosti određenog poslovnog područja: trgovine, građevine, znanstvene djelatnosti itd. Stoga bi tvrtka trebala biti spremna vidjeti dostignuća svojih partnera i konkurenata na susjednim štandovima. Učestalost izložbe također utječe na to kako bi trebao biti dizajniran štand. Za godišnje događaje neprihvatljivo je koristiti zastarjele prezentacijske materijale izrađene na temelju nebitnih informacija.
Postupak pripreme za izložbu započinje nekoliko mjeseci prije početka. Prvi korak u stvaranju prezentacijskog materijala je izrada koncepta. Ovaj shematski plan sudjelovanja uključuje popis prezentacijskih materijala: štandovi, natpisi, video i audio proizvodi, knjižice i ostali priručnici. Arhiva sudjelovanja na izložbi, koju sastavljaju odjeli za odnose s javnošću, omogućit će pripremu optimalne količine materijala. Istodobno se odobrava troškovnik za proizvodnju prezentacijskih materijala.
U ovoj je fazi važno utvrditi snage tvrtke, t.j. svoj proizvod ili uslugu. Konkurentske prednosti treba jasno priopćiti potencijalnim potrošačima putem prezentacijskih materijala - brošura, natpisa, video isječaka. Ne bismo trebali zaboraviti ni na posebne instalacije postolja koje se mogu izraditi na zahtjev kupca - model nove opreme ili vizualna panorama materijala koji se proizvode. Ako tvrtka proizvodi neraskidiva jela, na specijaliziranoj izložbi bilo bi primjereno pokazati kvalitetu proizvoda, pružajući bilo kome priliku da pokuša oštetiti proizvod.
Uz to, etički bi bilo ispravno predvidjeti mogućnost dugog razgovora između zainteresiranog posjetitelja izložbe i predstavnika tvrtke. Na štandu treba instalirati blok s bilješkama i olovkama kako bi svatko mogao bilježiti tijekom dobivanja potrebnih podataka. Poželjno je da ovaj pribor bude označen logotipom tvrtke.
Drugi je korak razraditi nacrte opcija za natpise i instalacije postolja. U pravilu se to radi pomoću korporativne sheme boja, fonta i logotipa. Veličine svih postolja izrađuju se ili kupuju uzimajući u obzir veličinu prezentacijske ćelije.
Sljedeća je faza odabir osoblja za rad na štandu. Prezentaciju često izvode zaposlenici tvrtke. Važan plus ovog pristupa je da stručnjaci mogu kompetentno reći o aktivnostima organizacije i, ako je potrebno, odgovoriti na pitanja koja posjetitelji izložbe mogu imati. Dodatni zaposlenici koji će sudjelovati u prezentaciji mogu se unajmiti kao dodaci za distribuciju letaka, popunjavanje upitnika itd.
Učinkovitost sudjelovanja određuje se jednostavnim izračunom opsega uspostavljenih partnerstava. Što je veći interes posjetitelja izložbe za izgled prezentacije, to je veći učinak sudjelovanja tvrtke u događaju. Stoga je bolje da je prijava za sudjelovanje na izložbi predana jedna od prvih, kako bi sudionik imao prvu priliku odabrati mjesto štanda. Uz to, ne biste trebali odbiti ponude organizatora izložbe da djeluju kao poseban partner događaja. Ova prednost povećat će broj rotacija imena organizacije tijekom izložbe, a također će imati pozitivan učinak na imidž tvrtke.
