Uredski rad - rad s dokumentima i dokumentacijskom podrškom za upravljanje u ovoj određenoj organizaciji, reguliran GOST R 51141-98 "Uredski rad i arhivsko poslovanje. Pojmovi i definicije ". Organizacija uredskog rada je organizacija registracije, pohrane i korištenja dolaznih, odlaznih i internih dokumenata u tekućim aktivnostima poduzeća.
Upute
Korak 1
Prilikom organiziranja uredskog rada, odlučite hoće li vaše poduzeće, organizacija, zemljopisno udaljeni odjeli ili podružnice uzeti u obzir ovu činjenicu i pružiti mehanizam za interakciju s tim odjelima. Sustav uredskog rada u njima trebao bi biti identičan glavnom uredu kako bi se izbjegli problemi tijekom registracije i papirologije.
Korak 2
Razmislite koji ćete od postojećih oblika uredskog posla koristiti: centralizirani, mješoviti ili decentralizirani. Njihov izbor određuje struktura poduzeća (ima li zemljopisno udaljene podjele) i tehnička oprema službe za upravljanje uredima. Ako je ova usluga malobrojna i tehnički nije pružena, tada se dio njezinih funkcija prenosi na pododjeljenja. U ovom se slučaju odvija mješoviti uredski rad. U slučaju da je ova usluga opremljena svim potrebnim osobljem, hardverom i softverom, tada će ovaj oblik vođenja evidencije biti centraliziran.
3. korak
U svakoj strukturnoj jedinici odaberite posebnu kadrovsku jedinicu koja će obavljati uredske poslove. Ako to nije moguće, odredite drugog zaposlenika koji će kombinirati obavljanje svojih glavnih radnih zadataka s funkcijom referenta.
4. korak
Odredite broj i nomenklaturu predmeta koji će obuhvaćati sve dolazne, odlazne i interne dokumente. Ako se radi o dokumentima više (roditeljske) organizacije, oni se podnose voditelju na razmatranje; dokumenti podređenih organizacija trebaju se dostaviti na razmatranje zamjeniku voditelja zaduženog za rad s njima. Sukladno tome, apeli građana usmjereni su na zamjenika kojem je povjerena odgovornost za rad sa stanovništvom.
Korak 5
Nakon što ste identificirali krug dopisnika, stvorite klasifikator pomoću kojeg možete odmah odrediti kojoj dopisnoj grupi pripada ovaj dokument. Na primjer, za državne agencije dodijelite kod 01, za slova nadređene organizacije - kod 02, za dobavljače - kod 03, za kupce - kod 04 itd. To će pomoći pojednostaviti protok dokumenata unutar organizacije.
Korak 6
Utvrdite u kojem će se obliku vršiti cirkulacija dokumenata - u časopisu ili na kartici. Oba su oblika implementirana u posebne programe za elektroničko upravljanje dokumentima. Ako još ne možete kupiti takav program, upotrijebite elektroničke dnevnike za registraciju dokumenata koji se mogu sastaviti u Excelu.
