Priprema i predaja predmeta u arhiv sastavni su dio tijeka rada. Njihova registracija započinje u organizaciji od trenutka predaje dokumenata, a završava prijenosom u arhivu na kraju kalendarske godine ili razdoblja pohrane. U nekim se slučajevima datoteke čuvaju duže od jedne godine. To uključuje, na primjer, dokumente koji se odnose na evidenciju osoblja.
Upute
Korak 1
Kako postupak podnošenja predmeta u arhivu ne traje dugo, trebali biste slijediti pravila za njihovu registraciju tijekom trenutnog tijeka rada. Prilikom prijenosa predmeta u arhivu na trajno ili privremeno čuvanje, morate spojiti dokumente, listove s brojevima, sastaviti konačni natpis, ako je to predviđeno radnim uputama, a također sastaviti i interni popis.
Korak 2
Istodobno, naziv organizacije ili poduzeća, indeks u skladu s nomenklaturom predmeta, datum otvaranja i zatvaranja predmeta, kao i rok čuvanja naznačeni su na naslovnoj stranici spisa koji se predaje preko u arhivu.
3. korak
Dokumenti koje treba arhivirati pohranjuju se u zasebnu mapu u tvrdom povezu. Ako je dokument od posebne vrijednosti, u pravilu se ne šiva, već se stavlja u spis ili omotnicu i prilaže slučaju. Na kraju šivanog i numeriranog kućišta stavlja se list ovjere, a na početku - interni inventar. U tom slučaju debljina kućišta ne smije prelaziti 40 mm, a broj listova ne smije prelaziti 250.
4. korak
Za predmete koji se u arhivi čuvaju trajno, kao i privremeno, ali ne manje od 10 godina, sastavlja se popis za prijenos predmeta u arhivu. Istodobno se izrađuje zaseban popis za dokumente koji se odnose na kadrovsku evidenciju. U njega se unose nazivi predmeta, od kojih se svakom dodjeljuje serijski broj, a naznačena je i nomenklaturna šifra. Popisi se izrađuju u dva primjerka ako datoteke ostaju u arhivi organizacije. Ako se datoteke trebaju prenijeti u državni arhiv, trebale bi biti četiri kopije.
Korak 5
Slučajevi koji se mogu pohraniti nakon završetka kraće od 10 godina mogu se arhivirati prema nahođenju menadžmenta organizacije. Potreba za predajom predmeta ovisit će o opterećenju arhive, učestalosti pristupa starim dokumentima itd.
