Poslovno pismo glavni je element poslovne korespondencije. Pozitivna slika tvrtke ovisi o pismenosti sastavljenog dokumenta. Poslovna pisma pišu tajnici i pomoćnici rukovoditelja tvrtke.
Sastavljanje poslovnog pisma
Pisanje poslovnog pisma nužno ima za cilj: ponuditi suradnju, povećati prodaju organizaciji, ubrzati postupak plaćanja robe, podnijeti zahtjev, zahvaliti na nečemu, zaključiti posao, čestitati. Pismo treba biti sastavljeno s određenom svrhom i u njemu treba izražavati što je više moguće. Obavezno saznajte detalje tvrtke u koju ćete poslati pismo. Morate znati maksimum o potencijalnom partneru.
Često tvrtke šalju puno pisama s ponudom robe ili usluga, ali istodobno postoji minimum podataka o adresatima. To je glavna pogreška svih poduzetnika početnika. Napokon, primatelju pisma uvijek je ugodnije znati da mu se osobno obraća. Na primjer, oslovljavanje osobe imenom je osnova uspješnog prodajnog pisma. Pa čak i ako ne znate ime adresata, u svakom slučaju ne možete napisati položaj osobe u skraćenoj verziji kada se na nju poziva.
Dizajn poslovnog pisma
U idealnom slučaju, svaka tvrtka ima svoje ime marke. Na njemu se sastavlja poslovno pismo. Dopisnica uvijek sadrži naziv organizacije, stvarno i pravno mjesto, kontakte, web mjesto, adresu e-pošte, logotip i ostale podatke o organizaciji. Marže poslovnog slova: dolje, gore, desno i lijevo imaju standardne veličine. Lijeva margina je 3 cm jer se svi dokumenti šalju u arhivu. Desna margina - 1,5 cm. Udubljenje odozgo i odozdo: 1 cm.
Svako poslovno pismo započinje kratkim i dopadljivim naslovom u sredini. Naslov će sigurno otkriti sadržaj teksta. Zaglavlje poslovnog pisma sadrži: naziv tvrtke primatelja s punim imenom, kao i položaj primatelja (u gornjem desnom kutu). Gornji lijevi kut ispod zaglavlja mjesto je za označavanje broja i datuma registracijskog (odlaznog) slova. Ako je poslovno pismo napisano kao odgovor, trebali biste navesti na koji dokument ovo pismo odgovara. Naslov poslovnog pisma naznačen je nakon datuma i broja dokumenta. Potpis pošiljatelja naznačen je na kraju pisma. Također, mora biti napisano puno ime i mjesto.
Ako pismo sadrži bilo kakve financijske podatke o tvrtki, tada potpis glavnog računovođe također mora biti na dnu. Redoslijed potpisa je sljedeći: prvo potpis generalnog direktora, a ispod njega glavnog računovođe. Također, na kraju pisma na potpis se stavlja službeni pečat organizacije. Times New Roman 12. veličina i pojedinačni razmaci standard su za službenu poslovnu korespondenciju. Uobičajeno je da poslovno pismo, što je ozbiljan prijedlog, šaljete poštom, a ne faksom ili e-poštom. Kurir osobno dostavlja pismo upravitelju ili tajniku. Takvo pismo mora se dostaviti u koverti velike tvrtke koja se tiska tipografskom metodom. Sve to djeluje na stvaranju povoljne slike o tvrtki.
