Poslovna korespondencija zahtijeva delikatnost, posebno kada su u pitanju pisma dobavljaču, jer razlog za žalbu može biti neispunjavanje obveza ne samo s njegove strane, već i sa strane vaše organizacije.
Upute
Korak 1
Ako prvi put kontaktirate dobavljača s namjerom da od njega naručite robu, upotrijebite standardni obrazac zahtjeva za dostavu organizacije. Ako ova izjava nije objavljena u elektroničkom obliku na web mjestu organizacije, napišite pismo u slobodnom stilu.
Korak 2
U slučaju naručivanja nekoliko vrsta proizvoda u različitim količinama, prema potrebi stavite narudžbu u obliku tablice s naznakom naziva, proizvoda, boje proizvoda. Zapišite obveze plaćanja naručene robe, dostavite dobavljaču podatke o vašoj organizaciji, na temelju tih podataka dobavljač će sastaviti ugovor. Na kraju pisma izrazite nadu u daljnju obostrano korisnu suradnju.
3. korak
Ako se vaše pismo dobavljaču odnosi na nepropisno ispunjavanje njegovih ugovornih obveza, zakašnjelu isporuku robe ili robe pogrešne kvalitete, razreda ili vrste, upotrijebite izraze "Obavještavamo vas ovim pismom …", "Obavještavamo vas… ". Jasno navedite razlog zašto ne možete prihvatiti isporučenu stvar. Pogledajte ugovor ili zahtjev za prijavu, koji pokazuje koliko jedinica i kakvu robu vam je dobavljač trebao poslati. U tom će slučaju dobavljaču biti lakše ispraviti svoju pogrešku.
4. korak
Ako se vaše pismo odnosi na nemogućnost plaćanja robe u roku utvrđenom ugovorom, o tome obavijestite dobavljača u najnježnijem, ali istodobno službenom obliku. Upotrijebite izraze "Ispričavamo se zbog kašnjenja s plaćanjem …", "Zbog trenutnih okolnosti ne možemo platiti račune prije …".
Korak 5
Recite drugoj ugovornoj strani kada točno namjeravate otplatiti dug prema njoj i da će vaša organizacija zajamčeno ispuniti tu obvezu. Na kraju pisma izrazite nadu da ova epizoda neće utjecati na vaše dugoročno partnerstvo.
