Bilo koji dokument koji se temelji na primanju novca zahtijeva ispravan obrazac. Ako je organizacija zaposleniku osigurala sredstva za bilo kakve potrebe, tada je potrebno za njih prijaviti ispunjavanjem unaprijed izvještaja.
Tko treba popuniti unaprijed izjavu
Direktor ne može dati novac organizaciji bilo kojem zaposleniku tek tako. U početku treba utvrditi popis zaposlenika koji ispunjavaju uvjete za dobivanje predujma s naknadnim izvješćem. Za to je potrebno sastaviti i izdati posebnu naredbu.
Ako podređenom trebaju sredstva za obavljanje bilo kojeg posla, tada mora direktoru dostaviti izjavu u slobodnom obliku. Nužno je navesti potrebni iznos i svrhu za koju se novac traži. Ako se direktor slaže s izjavom, tada osobno potpisuje izjavu i naznačuje koliko dopušta uzimanje sredstava i koliko dugo.
Važno je naglasiti da se gotovina može izdati samo zaposleniku koji je već u potpunosti prijavio sve prethodno primljene iznose.
Ponekad zaposleniku može zatrebati punomoć koja se mora izdati u ime organizacije prema utvrđenom modelu br. M-2 ili br. M-2a. Ti su obrasci odobreni još 1997. godine dekretom Savezne državne službe za statistiku Ruske Federacije.
Za potrošeni novac koji je izdan u računovodstvenom odjelu organizacije, zaposlenik se mora prijaviti. Postoji određeni rok u kojem trebate ispuniti i predati izvještaj o troškovima. Prolaze 3 dana od kraja razdoblja koje je voditelj organizacije odredio na obrascu za prijavu.
Ako su zaposleniku osigurana sredstva za putne potrebe, on ih mora obračunati u sljedeća 3 radna dana nakon povratka sa službenog putovanja.
Kako se potvrđuje trošak za izvještaj o troškovima
Ako zaposleniku ostane novac, tada ga neće moći vratiti na blagajnu tek tako. Prvo morate prikupiti sve dokumente koji potvrđuju da je novac potrošen točno za potrebe za koje je osiguran. To mogu biti novčani prihodi i potvrde o prodaji, karte za putovanja, računi, djela i drugi oblici strogog izvještavanja.
Nakon primitka svakog takvog dokumenta nužno je provjeriti jesu li datum, iznos i detalji čitljivi.
Zaposlenik će sve dokumente morati predati računovodstvu.
Što se događa ako se pogrešno popuni izvještaj o troškovima
Ako je zaposlenik pogrešno ispunio ili nije dostavio prethodno izvješće u roku od 3 dana, tada će nadzorno tijelo primljena sredstva smatrati prihodom, na što će biti potrebno izračunati premiju osiguranja i porez na dohodak. Ako kasnije zaposlenik i dalje pruža sve potrebne dokumente i izvješće, tada će računovođa morati izvršiti ponovni izračun.
Ovlašteni zaposlenik organizacije može zadržati iznos, za koji izvješće nije podneseno, iz plaće zaposlenika.
Osnovna pravila za sastavljanje unaprijed izvještaja
Sljedeća su pravila u središtu pripreme izvještaja o troškovima:
- Prethodno izvješće mora biti potkrijepljeno dokumentima koji potvrđuju potrošeni iznos.
- Dokumenti se moraju predati najkasnije 3 radna dana nakon završetka službenog putovanja, razdoblja koje je odredio upravitelj ili od trenutka odlaska na posao nakon bolesti ili odmora.
- Izvještaj se sastavlja u posebnom obrascu br. AO-1. Također je dopušteno koristiti obrazac prethodnog izvještaja, koji odobrava čelnik organizacije.
- Samo upravitelj treba biti odgovoran za odobravanje izvještaja o troškovima.
- Izvještaj o avansu popunjava zaposlenik koji je potrošio novac. Također, neke podatke mora unijeti računovođa.
U unaprijed izvješću trebaju biti navedeni sljedeći podaci:
- Podaci o tvrtki koja je izdala novac zaposleniku.
- Podaci o zaposleniku koji je dobio sredstva od organizacije.
- Svrha u koju trebate osigurati novac zaposleniku tvrtke.
- Iznos.
- Podaci o svim troškovima s potvrdom.
- Stanje sredstava, ako postoji.
Na kraju potpise stavljaju zaposlenik i zaposlenici računovodstva, koji su izdali novac i dobili ostatak.
Na avansu nije potrebno stavljati nikakve marke. To je zato što je dokument interni. I ne ide dalje od organizacije. Uz to, od 2016. godine sve pravne osobe, a ne samo poduzetnici, imaju puno pravo ne ovjeriti svoje dokumente svojim pečatima i pečatima.
Izvještaj se popunjava u jednom primjerku. Dio je primarne dokumentacije i ne biste trebali pogriješiti u njegovom dizajnu. Ako iz nekog razloga nije bilo moguće izbjeći mrlje ili netočno punjenje, onda je bolje uzeti novi obrazac i ispuniti ga na novi način.
Kako popuniti izvještaj o troškovima
Čini se da bi tako važan dokument za unutarnju cirkulaciju trebalo biti vrlo teško ispuniti. Ali ovo je u osnovi pogrešno. Nakon što ste ga prvi put ispunili, kasnije ne bi trebalo biti poteškoća ako ga trebate ponovno ispuniti.
Podatke zaposlenik mora unijeti sljedećim redoslijedom:
- Koristeći podatke o registraciji organizacije, unose se OKPO kod i puno ime poduzeća.
- U stupce pored natpisa "Izvještaj unaprijed" potrebno je navesti broj dokumenta i datum njegove izrade.
- S desne strane nužno je ostaviti malo slobodnog, praznog prostora. Trebat će za evidenciju voditelja organizacije: iznos slovima, datum odobrenja izvješća i potpis.
- Ispod čitav redak sadrži podatke o zaposleniku koji je primio predujam. Potrebno je naznačiti u kojoj strukturnoj jedinici radi, njegovo prezime, ime, prezime i položaj. Također je naveden broj osoblja zaposlenika i zašto je predujam potreban.
Ovim je završen prvi dio izvještaja o troškovima. Nadalje, obrazac sadrži dvije tablice. Jedan od njih popunjava i zaposlenik koji je dobio sredstva. Morate unijeti ukupan iznos predujma i valutu u kojoj je izdana. Iznos salda ili prekomjerne potrošnje trebao bi biti naveden u nastavku.
Drugu tablicu u računovodstvu popunjava ovlašteni stručnjak. Mora sadržavati podatke o računovodstvenim računima, podračunima i sredstvima koja prolaze kroz njih. Moraju se navesti šifra transakcije i točni iznosi.
Ispod tablica potrebno je naznačiti koliko je dokumenata priloženo izvješću i koliko stranica ti dokumenti sadrže.
Nakon što se popune svi stupci, glavni računovođa mora provjeriti dokumente. Prema rezultatu, u posebnom retku za to mora naznačiti iznos izvještavanja.
Ispod knjigovođe i glavnog računovođe mora biti potpisan njihov prijepis. Nadalje, zaposleniku računovodstvene službe treba navesti iznos salda ili preračuna i broj blagajničkog naloga kroz koji je taj iznos prošao. Blagajna koja je primila saldo ili izdala iznos identičan prevelikoj potrošnji mora također potpisati avansnu izjavu.
Sljedeći dio financijskog izvještaja može se pregovarati. Ona mora sadržavati sve potrebne podatke o dokumentima koji potvrđuju činjenicu da su sredstva potrošena na tražene potrebe. U ovaj dio morate unijeti sljedeće podatke:
- Pojedinosti o svakoj organizaciji koja je izdala dokument.
- Datum izdavanja.
- Ime.
- Točan iznos utrošenog novca.
- Broj brojanja kojim je knjižen iznos naznačen u dokumentu.
Zaposlenik mora potpisati svoj potpis ispod tablice u posebnom redu. Tako će potvrditi točnost navedenih podataka.
Završni dio izvještaja o troškovima je odsječeni dio. Ima potvrdu od knjigovođe koju ispunjava nakon što od zaposlenika dobije dokumente koji potvrđuju potrošeni novac. Na dijelu otkidanja potrebno je naznačiti:
- Podaci o zaposleniku (puno ime i prezime).
- Broj izvještaja i datum izdavanja.
- Iznos slovima koji je izdan zaposleniku.
- Broj izvještajnih dokumenata koji dokazuju troškove.
Nakon toga, knjigovođa stavlja datum i potpis. Odvojivi dio mora se predati zaposleniku kao dokaz primljenih podataka.
