U skladu s važećim zakonodavstvom, gotovo svako poduzeće mora imati pečat. Međutim, to ovisi o obliku vlasništva. Partnerstva i tvrtke s dodatnom odgovornošću izuzete su od ovog zahtjeva. Prisutnost otiska pečata potrebna je na osobnim, pravnim i pravnim dokumentima, gdje je prisutan potpis službene osobe.
Prisutnost otiska pečata obavezna je na ugovorima i ugovorima. Potpisuje ih direktor organizacije ili druga ovlaštena osoba. Bez ovjere pečatom, može se poništiti. Prilikom sklapanja ugovora o radu, zaposlenici trebaju obratiti posebnu pozornost na prisutnost njegovog otiska.
Prisutnost pečata na naredbama za prijem, otpust, transfer nije obavezna. Ali u praksi se razvila druga situacija da se njezin otisak stavlja tamo gdje je prisutan potpis rukovoditelja poduzeća. Kada zaposlenik zatraži kopiju radne knjižice, nalog za prihvat / otkaz, tada je na nju potrebno upisati riječ "Istina" ili "Kopija je točna", navesti naslov zaposlenika, njegovo prezime, inicijali. Kadrovski službenik mora staviti osobni potpis i otisak pečata tvrtke ili kadrovskog odjela, koji treba staviti tako da ne zatvara potpis, jer bi u budućnosti moglo biti problema s njegovom usporedbom. Općenito je prihvaćeno da se pečat nalazi na dijelu naslova radnog mjesta.
Upisi na naslovnoj stranici radne knjige, kao i unutar nje, moraju biti ovjereni pečatom poduzeća ili kadrovskog odjela. Kad zaposlenik napusti organizaciju, premjesti se na drugo radno mjesto ili kod drugog poslodavca, njezin otisak mora biti prisutan. Pečat treba staviti tako da potpis i transkript službenika budu čitljivi.
Prilikom promjene osobnih podataka stručnjaka, u njegovu radnu knjižicu mora se unijeti unos kojim se potvrđuje ta činjenica. Takav zapis mora biti ovjeren pečatom. Naziv tvrtke na njemu mora odgovarati nazivu poduzeća u povelji ili drugom sastavnom dokumentu. Ako je došlo do preimenovanja, mora se evidentirati i ovjeriti novim pečatom organizacije.
Prisutnost otiska pečata obavezna je prilikom zaključivanja ugovora koji imaju pravnu, pravnu snagu. Izuzetak su samo slučajevi koji zahtijevaju ovjeru kod javnog bilježnika.
