U posljednje vrijeme u poslovanju postoji tendencija prelaska s funkcionalnog na upravljanje procesima, u vezi s čime se uloga ispravnog opisa i formalizacije poslovnih procesa značajno povećava. Tek nakon dovršenja ovih radnji možemo govoriti o optimizaciji poslovnih procesa kao sredstvu za povećanje učinkovitosti poduzeća.
Nužno je
CASE alat koji vam omogućuje formaliziranje poslovnog procesa u grafički zapis
Upute
Korak 1
Prvo je sažeto i točno formulirati naziv opisanog postupka, koji bi trebao biti razumljiv i odražavati opću bit slijeda radnji koje čine poslovni proces. Na primjer, umjesto „Podnošenje zahtjeva za proizvodnju proizvoda proizvodnji i kontroli njegovog izvršenja“, dovoljno je imenovati postupak „Kontrola proizvodnje proizvoda“. Drugo je ispravno raščlaniti cjelokupni opisani postupak na manje („atomske“) zadatke ili funkcije podprocesa i odlučiti o slijedu njihove provedbe. S takvom podjelom, opisani postupak bit će postupak najviše razine. Zrnatost postupka na visokoj razini može se razlikovati, ali bi trebala biti dovoljna za razumijevanje publike koja će koristiti vaš opis.
Korak 2
Postoji nekoliko načina za opisivanje poslovnog procesa. Najpopularniji od njih je grafički, uz pomoć dijagrama izrađenih u različitim oznakama (notacija je skup simbola koji nešto označavaju).
Najčešće vrste zapisa za opis poslovnih procesa su IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) itd.
Kao primjer, usredotočimo se na dijagram izrađen u oznaci BPMN (Business Process Modeling Notation) pomoću alata PowerDesigner CASE (slika 1). Glavni elementi na dijagramu su:
1. "Proces" (funkcija) - pravokutnik zaobljen na uglovima;
2. "Prijelaz" - strelica koja povezuje procese;
3. "Rješenje" - dijamant koji sadrži pitanje na koje se može odgovoriti samo "Da" ili "Ne";
4. Uvjeti - tekstualni izrazi pod kojima se provodi prijelaz s jedne funkcije na drugu. Uvjeti su uvijek navedeni u uglastim zagradama. Ponekad je korisno svoj dijagram razbiti na "Tragove" - okomite ili vodoravne odjeljke koji predstavljaju odjele u poduzeću ili ljude odgovorne za određenu funkciju. U ovom slučaju, ikona za ovu funkciju mora biti unutar njenog odjeljka. Uz navedene elemente, dijagram može sadržavati i popis podataka koji se unose ili izlažu u proces, kao i poveznice na pravila ili propise prema kojima se obavlja ta ili ona funkcija. Primjer opisa poslovnog procesa "Kontrola proizvodnje proizvoda" prikazan je na slici 1. Lako je vidjeti da je ovaj dijagram vrlo sličan dijagramu toka algoritma za rješavanje problema.
3. korak
Grafički opis procesa također se može nadopuniti tekstualnim opisom njegovih funkcija potprocesa u obliku tablice koja sadrži sljedeće stupce: naziv procesa, odjel (vlasnik procesa), opis procesa, rezultat izvršenja procesa. Primjer takvog opisa prikazan je na slici 2. Ako se očekuje daljnja optimizacija opisanog poslovnog procesa, tada se tablici može dodati još jedan stupac koji opisuje poteškoće ili nedostatke trenutno izvršenih funkcija potprocesa.
