Uprava svakog poduzeća u svojim aktivnostima mora uzeti u obzir mnoge čimbenike, kako vanjske tako i unutarnje. Ne ispunjavaju se svi planovi kako je predviđeno. Zaposlenici, rješavajući dodijeljene zadatke, mogu napraviti nenamjerne pogreške ili se povući iz zadataka koji su im dodijeljeni. Zbog toga upravitelj svakodnevno mora obavljati kontrolne funkcije.
Čemu služi kontrola?
Djelatnosti organizacije, bilo da je riječ o poslovnoj strukturi ili vladinoj instituciji, neprestano se odvijaju u promjenjivom okruženju. Jedna od funkcija aparata za upravljanje je uzeti u obzir takve promjene i prilagoditi proizvodne procese. Istodobno, menadžer treba pravilno organizirati osoblje i motivirati ga za obavljanje trenutnih i budućih zadataka.
Redovita i planirana kontrola aktivnosti podređenih sastavna je funkcija upravljanja. Na taj način možete pravodobno prepoznati nedostatke u radu zaposlenika, otkriti pogreške i pogrešne proračune. Nisu svi poremećaji u radu poduzeća posljedica pogrešnih postupaka osoblja. Ponekad pogreške čine sami menadžeri, na primjer, iskrivljujući značenje naredbi koje dolaze odozgo.
Kontrola s pozicije menadžmenta jasan je i promišljen sustav mjera za provjeru ispravnosti izvršenja uputa i naredbi uprave. Ovaj koncept također uključuje praćenje strogog izvršavanja zaposlenika svojih funkcionalnih dužnosti. U organizaciji u kojoj značajan dio posla obavljaju ljudi, a ne strojevi i mehanizmi, kontrola je izravno povezana s konceptom moći i administrativnim uređenjem djelatnosti.
Kontrola kao funkcija upravljanja
Zadaća kontrolnog sustava je uspostaviti neke standarde prema kojima se zaposlenici moraju voditi u svojim aktivnostima. Da bi kontrola bila učinkovita, potrebna su mjerila pomoću kojih menadžer može procijeniti uspješnost svakog zaposlenika. Razlika između standardne i postignute izvedbe trebala bi biti osnova za izmjenu radnih procesa.
Kontrolne funkcije u upravljanju stupaju na snagu već u fazi planiranja aktivnosti organizacije. Prilikom izrade planova rada za odjele, rukovoditelji bi trebali osigurati mjere provjere u njima, navodeći vrijeme njihove provedbe i osobu odgovornu za provedbu. Planirana priroda kontrole omogućuje provođenje revizije aktivnosti ne od slučaja do slučaja, već na sustavan način.
Krajnji cilj kontrole je postizanje stanja u kojem je upravljanje organizacijom usredotočeno na najučinkovitije izvođenje pokazatelja uspješnosti. Pri planiranju kontrolnih aktivnosti, menadžer mora uzeti u obzir psihološke karakteristike pojedinih zaposlenika i tima u cjelini. Pogrešno strukturiran sustav inspekcije može negativno utjecati na osoblje, može dovesti do smanjenja motivacije i povećanja napetosti.
