Privatni ured ili vladina organizacija, suočeni s potrebom preseljenja, prisiljeni su rješavati probleme s kretanjem ogromne količine namještaja, opreme i tehnologije nakupljene tijekom operacije. Nužno je da se svi predmeti uredno premještaju bez oštećenja. Stoga je potrebno pravilno organizirati preseljenje ureda.
Preseljenje ureda potrajat će neko vrijeme, zato učinite to unaprijed, odvojite oko mjesec dana za cijelu pripremu. Na koje točke biste trebali obratiti posebnu pozornost?
✔ Ako je tvrtka prilično velika i ima veliko osoblje, poželjno je unaprijed pripremiti plan upravljanja za takav odgovoran događaj. Potrebno je utvrditi prioritetne zadatke, odrediti proračun, imenovati odgovorne zaposlenike za sve točke, i što je najvažnije, imenovati koordinatora za cjelokupni proces premještanja. On će preuzeti kontrolu nad glavnim i sporednim zadacima. Obavezno obavijestite klijente da se planirate preseliti u novi ured.
✔ Sljedeći je korak potpisivanje sporazuma s tvrtkom za selidbe po vašem izboru. Uz operacije utovara i istovara i prijevoza imovine do odredišnog mjesta, u ugovor se mogu dodati dodatne klauzule. Na primjer, rastavljanje i sastavljanje namještaja, stavljanje u novu sobu, povezivanje komunalnih i stacionarnih uređaja, čišćenje prostorija nakon preseljenja.
✔ Napravite cjelovit popis imovine koja je uključena u preseljenje. Definitivno će biti potrebno pri privlačenju profesionalaca iz prijevozničke tvrtke i pomoći će izbjeći zbrku prilikom samostalnog premještanja ureda. Riješite se sve nepotrebne imovine - prodajte je, pohranite ili bacite. Ne treba trošiti novac i vrijeme na prijevoz nepotrebnih stvari.
✔ Pripremite dokumentaciju koja odražava plan vaših budućih prostorija, postavljanje radnih mjesta zaposlenika na novo mjesto, gdje će se namještaj i računala instalirati u novi ured. Ovo će vam uštedjeti puno vremena.
✔ Sav potreban ambalažni materijal i kartone možete kupiti od same brodarske tvrtke. Sve osobne predmete spakirajte u kutije. Obavezno označite naljepnicama. Poželjno je da zaposlenici izdaju dopise o tome kako to ispravno raditi.
✔ Odspojite računala i ostalu opremu iz napajanja. To radi samo stručnjak - administrator sustava.
✔ Napravite popis svih ljudi koji su uključeni u preseljenje. Unaprijed pripremite propusnice za sve ako za njima postoji potreba. Navedite sva vozila koja sudjeluju u premještanju ureda. Osigurajte nesmetan prolaz do mjesta utovara / istovara.
Preseljenje ureda tvrtke prilično je ozbiljan događaj. Ali, kao što vidite, pravilnim pristupom i organizacijom svi se troškovi mogu minimizirati. Da biste to učinili, dovoljno je pravilno planirati postupak, a neugodnosti povezane s premještanjem bit će svedene na minimum i za zaposlenike i za klijente tvrtke.
